I servizi di Payroll (così come vengono comunemente definiti nel panorama lavorativo) non soltanto riguardano attività di elaborazione delle buste paga, ma comprendono una serie di azioni e operazioni che possono raggiungere diversi gradi di complessità e responsabilità a seconda delle dimensioni e caratteristiche dell’organizzazione.
Gestire internamente questo servizio, infatti, diventa col passare del tempo sempre più difficoltoso e oneroso, specie in relazione al raggiungimento di un buon livello di professionalità e al mantenimento di uno standard elevato, sia per le aziende che dispongono di personale preparato, competente e motivato, sia quando i processi di elaborazione devono essere conformi agli obiettivi di performance e di qualità. Questo è il motivo per cui molte realtà decidono di esternalizzare il servizio.
Per la CGIL, invece, l’in-sourcing di questa attività rappresenta una conquista voluta e indiscutibile, sia per salvaguardare le informazioni per la loro riservatezza e importanza, sia per la complessità delle caratteristiche proprie dei regolamenti interni all’Organizzazione sindacale, sui quali difficilmente uno studio esterno può raggiungere adeguate competenze e la necessaria esperienza.
Già molti anni fa CGIL Lombardia ha deciso di affidare a Sintel e ai suoi partners questa “scommessa”, rivelatasi nel tempo vincente sotto tutti i punti di vista.
Sintel ha saputo rispondere all’esigenza strutturandosi e rendendo l’ufficio paghe sempre più efficiente ed efficace, coinvolgendo il team di lavoro preposto in tutte le dinamiche che caratterizzano il DNA di Sintel: qualità certificata, sicurezza dei lavoratori, privacy e riservatezza delle informazioni, formazione e crescita professionale costante, supporto consulenziale specializzato.
Nel 2021, in particolare, Sintel si è posta come obiettivo l’avvio un processo di riorganizzazione interno al gruppo di lavoro paghe mirato sia a ridefinire alcuni ruoli intermedi di management, sia ad arricchire il monitoraggio dei processi di elaborazione con una nuova strumentazione di lavoro.
Il primo traguardo raggiunto è stato l’attivazione del “portale paghe” per la comunicazione dei dati dalle Strutture clienti verso l’ufficio di elaborazione. Si tratta della messa in opera della piattaforma di Service Management che definisce gli elementi di ingresso e i processi di avanzamento, utilizzando una piattaforma già in uso presso i gruppi di lavoro tecnici e che dal 2021 ha visto il coinvolgimento anche dei gruppi di lavoro delle aree Amministrazione e Ufficio Paghe.
Attraverso la piattaforma di Service Management, tra le altre cose, è stato possibile disegnare i processi di workflow per ogni fase di avanzamento del cedolino, con l’obiettivo di fornire alle Strutture una finestra costantemente aperta sul monitoraggio, seguendo lo stato di avanzamento delle elaborazioni e tracciando tutte le comunicazioni di dettaglio. Si tratta di un lavoro che in precedenza veniva effettuato con l’utilizzo della posta elettronica, strumento sicuramente inadeguato per la complessità delle attività, la difficoltà di reperimento delle informazioni, le esigenze di analisi e tracciabilità, ma anche per la ricerca stessa delle elaborazioni.
La buona riuscita del progetto ha permesso di riaprire l’area a tutti gli aspetti legati alla certificazione ISO9001: nel 2021, infatti, l’intero team è stato coinvolto nell’annuale audit sulla qualità, contribuendo al rinnovo della certificazione senza annotazioni o non-conformità.
Stefania Lazzaroni
Resp. Ufficio Paghe
Sintel S.r.l.